Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir? 2026 Kapsamlı Rehberi
Proforma Fatura Rehberi: Proforma faturanın ne olduğu, hangi durumlarda kullanıldığı, dış ticaretteki önemi ve ücretsiz oluşturma aracı hakkında bilmeniz gereken her şey.
İçindekiler
1. Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura (İngilizce: Proforma Invoice), satış işlemi gerçekleşmeden önce satıcı tarafından alıcıya sunulan bir ön teklif belgesidir. "Proforma" kelimesi Latince kökenli olup "biçim olarak" veya "şekil itibariyle" anlamına gelir.
Bu belge, gerçek bir fatura değildir ve mali değeri yoktur. Resmi muhasebe kayıtlarında kullanılmaz, vergi matrahı oluşturmaz. Ancak ticari ilişkilerde önemli bir referans belgesi olarak kabul edilir.
Proforma Faturanın Temel Özellikleri
- Mali geçerliliği yoktur - Vergi veya muhasebe kaydı oluşturmaz
- Bağlayıcı değildir - Satışı kesinleştirmez, teklif niteliğindedir
- Geçerlilik süresi vardır - Genellikle 15-30 gün geçerlidir
- Referans belgedir - Gümrük, banka ve resmi işlemlerde kullanılır
2. Proforma Fatura Ne Zaman Kullanılır?
Proforma fatura aşağıdaki durumlarda düzenlenir:
Dış Ticaret İşlemleri
İhracat ve ithalat işlemlerinde alıcıya ürün/hizmet detaylarını bildirmek için
Akreditif Açılışı
Banka akreditifi açtırırken referans belge olarak
Gümrük İşlemleri
İthalat beyannamesi ve gümrük değerlemesi için
Avans Talebi
Sipariş öncesi avans veya ön ödeme talep etmek için
Teklif Sunumu
Büyük çaplı satışlarda resmi teklif belgesi olarak
Numune Gönderimi
Ticari değeri olmayan numune gönderimlerinde
3. Proforma Fatura ile Fatura Arasındaki Fark
Proforma fatura ile resmi (ticari) fatura arasındaki temel farklar:
| Özellik | Proforma Fatura | Ticari Fatura |
|---|---|---|
| Mali Geçerlilik | Yok | Var |
| Muhasebe Kaydı | Oluşturmaz | Zorunlu |
| Vergi Matrahı | Oluşturmaz | Oluşturur |
| Düzenleme Zamanı | Satış öncesi | Satış sonrası |
| Bağlayıcılık | Teklif niteliğinde | Hukuken bağlayıcı |
| Seri/Sıra No | Zorunlu değil | Zorunlu |
Dikkat!
Proforma fatura, kesinlikle resmi fatura yerine kullanılamaz. Satış gerçekleştikten sonra mutlaka resmi fatura düzenlenmeli ve muhasebe kayıtlarına işlenmelidir.
4. Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Geçerli ve eksiksiz bir proforma faturada şu bilgiler bulunmalıdır:
Belgenin proforma olduğu açıkça belirtilmelidir
Takip ve referans için gereklidir
Firma unvanı, adresi, vergi numarası, iletişim bilgileri
Firma unvanı, adresi, vergi numarası
Açıklama, miktar, birim fiyat, toplam tutar
TRY, USD, EUR vb. açıkça belirtilmeli
Teklifin ne kadar süre geçerli olduğu
Peşin, vadeli, akreditif vb.
Dış Ticarette Ek Bilgiler
İhracat/ithalat işlemlerinde ek olarak şunlar da gereklidir:
- Teslim şekli (Incoterms): FOB, CIF, EXW, DDP vb.
- Menşe ülke: Ürünün üretildiği ülke
- GTİP kodu: Gümrük tarife istatistik pozisyonu
- Ağırlık bilgileri: Brüt ve net ağırlık
- Ambalaj şekli: Koli, palet, konteyner vb.
5. Dış Ticarette Proforma Fatura
Uluslararası ticarette proforma fatura, işlemlerin başlangıç noktasıdır. İhracatçı ve ithalatçı arasındaki ticari anlaşmanın şartlarını belgeler.
İhracatta Proforma Fatura
İhracatçı firma, yurt dışındaki alıcıya proforma fatura göndererek:
- Ürün fiyatlarını ve özelliklerini bildirir
- Teslim şekli ve süresini belirtir
- Ödeme koşullarını açıklar
- Akreditif açılması için referans sağlar
İthalatta Proforma Fatura
İthalatçı firma, proforma faturayı şu amaçlarla kullanır:
- Banka nezdinde akreditif açtırmak
- İthalat izni almak (gerekli durumlarda)
- Gümrük değerlemesi için ön bilgi sağlamak
- Döviz transferi için bankaya başvurmak
Incoterms 2020 - Yaygın Teslim Şekilleri
- EXW (Ex Works): Fabrikada teslim - Tüm masraflar alıcıya ait
- FOB (Free On Board): Gemide teslim - Yüklemeye kadar satıcı sorumlu
- CIF (Cost, Insurance, Freight): Mal bedeli + sigorta + navlun dahil
- DDP (Delivered Duty Paid): Gümrük vergisi ödenmiş teslim
6. Gümrük İşlemlerinde Kullanımı
Proforma fatura, gümrük işlemlerinde önemli bir referans belgedir. Ancak tek başına gümrükleme için yeterli değildir.
Gümrükte Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
- Beyan değeri belirleme: Malın gümrük değerinin tespitinde referans
- Tarife sınıflandırması: GTİP kodunun belirlenmesinde yardımcı
- Ön inceleme: İthalat izni gerektiren ürünlerde ön değerlendirme
- Numune ithalatı: Ticari değeri olmayan numunelerin gümrüklenmesi
Gümrükte Dikkat Edilecekler
Kesin ithalat işlemlerinde proforma fatura kabul edilmez. Mutlaka ticari fatura (commercial invoice) sunulmalıdır. Proforma fatura sadece ön işlemler ve numune gönderimlerinde kullanılabilir.
7. Proforma Fatura Örneği
Aşağıda standart bir proforma faturanın temel yapısı gösterilmektedir:
PROFORMA INVOICE / PROFORMA FATURA
ABC Teknoloji Ltd. Şti.
Atatürk Cad. No:123
İstanbul, Türkiye
Tel: +90 212 555 1234
VKN: 1234567890
XYZ GmbH
Musterstraße 45
Berlin, Germany
VAT: DE123456789
| Description / Açıklama | Qty | Unit Price | Total |
|---|---|---|---|
| Industrial Machine Part A | 100 | €50.00 | €5,000.00 |
| Industrial Machine Part B | 50 | €80.00 | €4,000.00 |
Terms / Şartlar:
Payment: 50% advance, 50% before shipment
Delivery: CIF Hamburg
Origin: Turkey
8. Ücretsiz Proforma Fatura Oluşturma Aracı
Hesap Adresi'nin ücretsiz proforma fatura oluşturma aracı ile dakikalar içinde profesyonel görünümlü proforma faturalar hazırlayabilirsiniz.
Proforma Fatura Oluşturucu
Bilgilerinizi girin, önizleyin ve PDF olarak indirin. Ücretsiz, kayıt gerektirmez.
Proforma Fatura Oluştur →Aracın Özellikleri
- Türkçe ve İngilizce destek
- Logo ekleme imkanı
- Farklı para birimleri (TRY, USD, EUR, GBP)
- Otomatik KDV hesaplama
- PDF olarak indirme
- Mobil uyumlu tasarım
9. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Proforma fatura ile teklif mektubu aynı şey midir?
Hayır, farklıdırlar. Teklif mektubu daha genel bir belgeyken, proforma fatura fatura formatında hazırlanır ve özellikle dış ticarette resmi işlemlerde kullanılır. Proforma fatura daha detaylı bilgi içerir.
Proforma faturanın geçerlilik süresi ne kadardır?
Standart bir süre yoktur, satıcı belirler. Genellikle 15-30 gün arasında belirlenir. Döviz kurlarındaki dalgalanma nedeniyle kısa tutulması önerilir.
Proforma fatura imzalı olmalı mı?
Zorunlu değildir ancak özellikle dış ticarette güvenilirlik açısından imzalı ve kaşeli olması tercih edilir. Bazı ülkelerin gümrükleri imzalı belge isteyebilir.
Proforma fatura muhasebe kaydı gerektirir mi?
Hayır. Proforma fatura mali bir belge olmadığı için muhasebe kaydı oluşturmaz. Sadece satış gerçekleştiğinde düzenlenen resmi fatura kayıt altına alınır.
Proforma fatura ile mal gönderilebilir mi?
Ticari mal gönderimlerinde kesinlikle hayır. Ancak ticari değeri olmayan numune gönderimlerinde proforma fatura kullanılabilir. Asıl sevkiyat için mutlaka ticari fatura gerekir.